Het informatiebeheer is gericht op het beheer van een goede en geordende staat van archiefbescheiden (zowel analoog als digitaal). De uitvoerende taken van dit beheer zijn ondergebracht bij De Connectie. Hieronder wordt verstaan het:
• duurzaam toegankelijk maken en houden van (documentaire) informatie;
• (archief)beheer: tijdige vernietiging en juiste bewaring en overbrenging naar de archiefbewaarplaats (Gelders Archief).
Een goede integratie van documentair informatiebeheer in de bedrijfs- en werkprocessen is daarbij een voorwaarde. Om digitale informatie duurzaam toegankelijk te maken is zaak gericht werken een leidend motief.
In 2022 hebben onderstaande activiteiten plaatsgevonden om te voldoen aan de meest recente regelgeving en om er voor te zorgen dat het informatiebeheer binnen de gemeente op orde is:
- In juni 2022 zijn door de raad een nieuwe Archiefverordening en een Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Met deze verordening en dit besluit zijn zowel op beleidsmatig als op operationeel niveau de uitvoering van het
- informatiebeheer worden geharmoniseerd met de gemeenten Arnhem en Rheden. De harmonisatie levert op termijn een efficiencyslag op in de uitvoering van het informatiebeheer. Op beleidsmatig niveau blijft de gemeente Renkum zelf regie houden;
- de Hotspotmonitor is vastgesteld om bijzondere gebeurtenissen in het werkgebied van de gemeente op onderwerp te archiveren;
- aangesloten is bij het initiatief van de VNG, waarin een uniforme selectielijst emailbewaring wordt ontworpen. Deze lijst gaat opgesteld worden om goede keuzes te kunnen maken in welke e-mails gearchiveerd moeten worden:
- het toezichtsrapport is vastgesteld. Hiermee is een basis gelegd voor het verbeterplan waarin voorstellen worden gedaan voor verdergaande verbetering van informatiebeheer, zodat de gemeente aan de wettelijke verplichtingen blijft voldoen;
- De gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum hebben hun analoge en digitale archieven in beheer ondergebracht bij de afdeling DIV van de Connectie. Om deze archieven te beheren worden verschillende applicaties gebruikt. De huidige digitale archieven vallen onder het eigenaarschap en beheer van de gemeenten. Elke aangesloten gemeente heeft een eigen invulling gegeven aan de inrichting, niet volledig volgens standaarden. Hierdoor is er voor het digitaal archiefbeheer slechts zeer beperkt sprake van synergie tussen de omgevingen en is een uniforme werkwijze momenteel niet mogelijk. Voor een goed en geharmoniseerd beheer van digitale archiefbescheiden is een zgn. Record Management Applicatie (RMA) nodig. Regionaal wordt samen met De Connectie onderzocht hoe tot een geharmoniseerde oplossing gekomen kan worden en wat de financiële impact hiervan zal zijn;
- Zaaksysteem: de ontwikkelingen rondom het nieuwe zaaksysteem worden in 1.5.3.3 al genoemd. Het zaaksysteem is er voor de externe dienstverlening en is eigenlijk geen applicatie van DIV. DIV is pas aan zet als het aankomt op de archivering van de stukken die in het zaaksysteem worden opgenomen.