In het kader van de Gemeentewet is het verplicht dat alle gemeenten beschikken over een drietal verordeningen genoemd naar de respectievelijke artikelen in de Gemeentewet, te weten:
- art. 212: de financiële verordening (jan. 2021);
- art. 213: de controleverordening (jan. 2021);
- art. 213a: de verordening over doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (jan. 2021).
Met deze verordeningen formuleert uw raad belangrijke kaders om de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het geformuleerde beleid en gemeentelijke processen te waarborgen. In januari 2021 zijn de herziene verordeningen door uw raad vastgesteld.
Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (audits)
Het doel van de auditonderzoeken (en aanvullende auditactiviteiten) is om een bijdrage te leveren aan de verbetering van de gemeentelijke processen en van de afstemming tussen beleid en uitvoering. De auditcyclus van de gemeente Renkum is ingericht op basis van de kwaliteitscirkel van Deming (Plan-Do-Check-Act). Hiermee ontstaat een cyclisch proces van leren en verbeteren.
Conform de verordening “Onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Gemeente Renkum”, informeren we u in deze paragraaf over de uitvoering van het auditplan 2022. Vervolgens vindt u de verantwoording van de proceseigenaren over de daar uitvloeiende verbeterplannen. In de verbeterplannen geven de proceseigenaren aan welke concrete actie zij ondernomen hebben om de aanbevelingen n.a.v. de uitgevoerde audits op te volgen.
Onderzoeksplan interne audits 2022, stand van zaken ultimo 2022
Audit-activiteiten | Beknopte beschrijving | Status |
|---|---|---|
Audit “AV-HO” | Interne audit naar de algemene voorziening voor huishoudelijke ondersteuning. Sinds juli 2020 valt de huishoudelijke ondersteuning onder de algemene voorzieningen Wmo en wordt door de aanbieders uitgevoerd op basis van enkele criteria. In de audit wordt onderzocht welke taken betrokkenen hebben, in hoeverre de vastgestelde criteria ook toegepast worden door de aanbieders en tot welke resultaten de nieuwe aanpak heeft geleid. | Het auditteam heeft het onderzoek uitgevoerd conform het plan van aanpak. N.a.v. het definitieve rapport hebben de proceseigenaren een verbeterplan opgesteld. Beide documenten zijn vastgesteld door het college in december 2022 en aan de raad aangeboden ter informatie (in januari 2023). |
Procesbewaking nieuwe verbeterplannen: | -Verzuim | -Het actieplan n.a.v. de audit Grip op verzuim is door het college vastgesteld en in maart 2022 aan de raad verzonden ter informatie. |
Monitoring verbeterplannen | De monitoring van de verbeterplannen heeft betrekking op alle verbeterplannen in uitvoering en geldt als sturingsinstrument voor het MT. (Zie volgende paragraaf) | Twee keer per jaar uitgevoerd, bij begroting en jaarrekening. Jaarlijks is een rapportage ter informatie aan de raad aangeboden. |
Lijncontrole “Inkopen en aanbestedingen | De lijncontrole heeft betrekking op de processen uit de voorgaande audit. Het doel hiervan is om na te gaan in hoeverre de geplande verbetermaatregelen daadwerkelijk zijn ingevoerd en of er aanleiding is de desbetreffende processen opnieuw onder de loep te nemen. | De voorbereiding is einde 2022 van start gegaan. De lijncontrole wordt mogelijk in februari 2023 afgerond. |
Auditplan 2023 | Het college stelt het jaarlijkse auditplan vast en verzendt het ter informatie aan raad en rekenkamercommissie. | Het onderzoeksplan is voorbereid in het laatste kwartaal van het jaar en vóór 31 december 2022 vastgesteld door het college en ter informatie aan de raad verzonden |
Overzicht verbeterplannen n.a.v. uitgevoerde audits, stand van zaken ultimo 2022
N.a.v. uitgevoerde audits hebben de proceseigenaren verbeterplannen opgesteld. In de verbeterplannen geven de proceseigenaren aan welke concrete actie zij ondernemen om de aanbevelingen n.a.v. de uitgevoerde audits op te volgen. De volgende zijn in uitvoering.
Verbeterplan in uitvoering | Jaartal audit | Status |
|---|---|---|
Proceslandschap | 2017 | Verbeterplan vastgesteld door college; één verbetermaatregel in uitvoering; twee te starten na meer duidelijkheid over toekomst gemeente. |
Regie op verbonden partijen | 2020 | Verbeterplan vastgesteld door college.Zes maatregelen zijn uitgevoerd; twee zijn in uitvoering, drie zijn doorgeschoven en worden in 2023 opgepakt door de nieuwe strategische adviseur. |
Grip op verzuim | 2021 | Verbeterplan vastgesteld door college. Eerste verantwoording: drie maatregelen uitgevoerd, één in uitvoering, één nog te starten. |
Algemene voorziening huishoudelijke ondersteuning | 2022 | Verbeterplan vastgesteld door het college in december 2022. De eerste verantwoording over de uitvoering is bij de volgende monitoring aan de orde. |
Inhoudelijke stand van zaken van de verbeterplannen in uitvoering door de proceseigenaar
Verbeterplan Proceslandschap
Strekking openstaande | Stand van zaken ultimo 2022 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Benoem een proceseigenaar / procesmanager die verantwoordelijk is voor de actualisatie van het proceslandschap en voor de cyclus procesoptimalisatie | Het project “Procesoptimalisatie” in samenwerking met NCOD loopt door in 2023. Inmiddels zijn een aantal processen opgepakt en verbeterd, waarbij implementatie en borging de kernvraag vormen. Een brede uitrol van Procesoptimalistatie over de hele organisatie, met daarbij een koppeling van proceseigenaren aan processen, wordt niet opgepakt voordat er duidelijkheid is over het toekomstperspectief van de gemeente. | Q3 respectievelijk Q2 2023 2024 |
Evalueer na een jaar het gebruik en de actualiteit van het proceslandschap | Nog niet aan de orde | Q4 2023 |
Maak een stappenplan om te komen tot invoering van de cyclus procesoptimalisatie | Na 2023 zal worden gewerkt aan een uitvoeringsplan om het continu verbeteren van processturing te borgen in de organisatie. | 2024 |
Verbeterplan verbonden partijen, deel 1
Strekking openstaande | Stand van zaken ultimo 2022 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Verbeter de beheersstructuur van De Connectie. (Op dit moment loopt een verbeterpad governance van De Connectie in regioverband. Bespreek daarin de huidige knelpunten en vertaal de uitkomsten van het verbetertraject naar de gemeentelijke beheerstructuur.) | Het verbeterpad Governance van De Connectie is nog niet afgerond. Activiteiten die nog lopen zijn: | 2023 |
Beschrijf functies en rollen t.a.v. verbonden partijen Verbeter de aansluiting van het ambtelijk advies op de bestuurlijke rollen. | Beide acties worden opgepakt in 2023 bij het stroomlijnen van de regievoering op verbonden partijen. | 2023 |
Zorg voor adequaat strategisch advies over huidige en toekomstige samenwerkingsverbanden. | De strategisch adviseur verbonden partijen neemt deze rol al in toenemende mate op zich. Wat betreft de sturing via dashboards, is het voornemen om bij het aanbieden van de begrotingsstukken van de verbonden partijen aan de raad een overzicht toe te voegen van de staat van de verbonden partij aan de hand van een aantal KPI’s. Dit wordt meegenomen bij het stroomlijnen van de regievoering op verbonden partijen | 2023 |
Verbeterplan Verbonden Partijen, deel 2
Strekking openstaande verbetermaatregel | Stand van zaken ultimo 2022 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Beschrijf de rol van regievoerder, inclusief taken, competenties en benodigde formatie. | Wordt opgepakt in 2023. Daarna worden taken opgenomen in IWP-formats. | 2023 |
Geef aandacht aan de afspraken over de informatievoorziening en bespreek de monitoring in het kader van de IWP-cyclus. | Koppelen aan het overzicht dat wordt toegevoegd bij de begrotingsstukken van de verbonden partijen met daarin de staat van de verbonden partij aan de hand van een aantal KPI’s. | 2023 Continu |
Stel een overdrachtsdocument en werkinstructies op, zeker bij vervanging van medewerkers. | Wordt opgepakt bij punt 1. Bij voorkeur een algemeen deel onder leiding van de strategisch adviseur en een specifiek deel per verbonden partij onder verantwoordelijkheid van de betreffende regievoerder. | 2023 |
Grip op verzuim
Strekking openstaande verbetermaatregel | Stand van zaken ultimo 2022 | Verwachte datum |
|---|---|---|
Implementeer brochure en handleiding verzuim. Verzuimacties en gewenst gedrag worden:
| Verzuim op papier Verzuim in praktijk 3 Faciliteren (training): de verzuimcoach gaat samen met P&O een vertaling maken van verzuim op papier naar verzuim in de praktijk. We gaan starten met het ontwikkelen en verzorgen van verzuimworkshops in 2023. Leidinggevenden worden meegenomen door de stappen van de Wet Poortwachter en ze gaan oefenen met verzuimcasussen om de fijne kneepjes van het vak te leren, passend bij het eigen regie model. 4 Daarnaast zal de verzuimaanpak periodiek geëvalueerd worden met belanghebbenden (MT, Arbodienst en OR) en indien nodig aangepast worden. Deze intervisies en evaluaties vormen ook weer input voor nieuwe verzuimworkshops. | Workshops Q2 2023 Q2 2023 Structureel Q4 Q4 |
Monitor implementatie en evalueer verzuimbeleid | Evaluatie van verzuimbeleid (w.o. verbeterplannen uit het RI&E en het Medewerkersonderzoek) wordt jaarlijks ingepland met OR en MT+ | Einde 2023/ begin 2024 |